Le secrétariat externalisé consiste à l’envoi des tâches de secrétariat de l’entreprise, habituellement réalisées en interne, à une personne extérieure grâce à l’évolution de la technologie de la communication. Il s’agit d’une sous-traitance.
2. QUELS SONT LES AVANTAGES DU SECRÉTARIAT EXTERNALISÉ ?
Le secrétariat externalisé offre plusieurs avantages indéniables :
Flexibilité horaire : une ultra-flexibilité horaire qui s’adapte parfaitement aux charges de travail et répond aux besoins de la clientèle.
Gain de temps : la sous-traitance des tâches administratives quotidiennes permet au client de libérer un temps qualifié qui peut être consacré à l’accroissement de chiffre d’affaires et l’amélioration de la productivité de l’entreprise.
Réduction des coûts : le secrétariat externalisé optimise les coûts liés à l’embauche d’une main-d’œuvre (frais d’un poste de travail, congés…) et dégage, en contrepartie, des bénéfices au profit de l’entreprise.
Maîtrise de budget : grâce au devis transmis, l’entreprise peut contrôler et optimiser facilement leurs dépenses selon la facture déductible.
Simplicité : l’externalisation de secrétariat ne demande aucune formalité ou procédure administrative (les déclarations, rédaction de contrats…). Il suffit de signer le devis et payer la facture.
3. LES CRITÈRES DE CHOIX D’UN BON SECRÉTARIAT EXTERNALISÉ :
Le choix d’un bon prestataire de services est fondamental pour une entreprise de bâtir une relation solide à distance avec un professionnel compétent et capable de gérer leurs missions administratives. Contrairement à d’autres domaines d’activité, le secrétariat externalisé ne considère pas comme un métier réglementé, pour cela, a comparaison entre les différentes offres d’externalisation doit tenir compte trois critères principaux :
La qualité du service : la prestation proposée doit être efficace et répond aux besoins et attentes de client.
La flexibilité de l’offre : la prestation offerte doit être totalement flexible au niveau d’horaires et de volume de travail pour apporter à l’entreprise le soutien administratif souhaité.
Le prix : la facturation des prestations se diffère d’une offre à l’autre (à l’heure, par prestation ou par forfait...).
Donc, il est nécessaire de choisir une prestation qui s’adapte aux besoins de client et son budget.
On notera que Dactylos Service offre à leurs clients un devis personnalisé pour le service d’assistance virtuelle.
La dactylographie est un domaine de travail qui exige une grande attention, la capacité d’écoute, la minutie et la rigueur. En plus de l’excellente maitrise de la langue française et les outils informatiques.
QUI PEUT BENEFICIER DE CE SERVICE ?
Ce service peut toucher plusieurs secteurs tels que les avocats, les haussiers, les notaires, les experts et même les agences d’assurance.
LES AVANTAGES DE LA DACTYLOGRAPHIQUE
L’économie de votre temps : Un transcripteur maitrise la saisir rapidement, l’écoute et sait trouver le vocabulaire et les mots appropriés pour chaque secteur. Ces capacités garanties la rapidité et la qualité des rapports donc vous aurez un travail fait dans les délais.
Accessibilité de votre contenu : La transcription audio permet d’assurer que votre contenu est accessible à tous les publics. Cela vous permet de présenter votre société à une large gamme d’entreprises qui peuvent bénéficier de vos services.
Un dossier de qualité : Le fait de travail avec un professionnel permet d’obtenir un travail de qualité. Selon votre choix, le transcripteur peut corriger toutes les fautes d’orthographe ou grammaire. De plus il peut mieux présenter votre discours sans modification de l’idée générale. Il vous proposera un rendu parfait sans les hésitations et les interjections.
DACTYLO SERVICE
Dactylos Service est une société de dactylographie spécialisée en la retranscription audio, secrétariat externalisé, assistance administrative, saisie de manuscrits et création de e-book.
Dactylos Service fournit des prestations de grande qualité pour ses clients et partenaires dans le but d’externaliser la gestion administrative et les opérations de saisie et de retranscription. Pour plus d’informations vous pouvez consulter le site web www.dactylos-service.com
La retranscription audio consiste à transcrire des enregistrements audio ou vidéo.
La retranscription des fichiers se fait sous forme de dictée numérique envoyée aux sociétés de transcription où ils vont être écrits sous forme de dossiers selon la préférence des clients.
QUI PEUT BENEFICIER DE CE SERVICE ?
Plusieurs personnes et sociétés peuvent bénéficier de ce genre de service tels que les avocats, les haussiers, les notaires, les experts et même les agences d’assurance.
LES DIFFERENTS TYPES DE LA RETRANSCRIPTION
Il y on a quatre types de transcription
La retranscription intégrale, c’est-à-dire que le texte est écrit en mot à mot sans rien changer même avec les fautes de français, les hésitations et les répétions. Le transcripteur écrit tout ce qu’il entend sans essayer de changer les fautes, il doit absolument tout noter. C’est la responsabilité du dicteur de vérifier les fautes avant d’envoyer l’audio.
La retranscription intégrale épurée, c’est- dire que le transcripteur corrige toutes les erreurs de français et il peut supprimer les répétions et les mots inutiles selon le texte. C’est donc une version améliorée de la transcription intégrale.
La retranscription reformulée, c’est-à-dire le transcripteur doit reformuler les discours à la troisième personne.
La retranscription synthétisée, c’est-à-dire le transcripteur ne reprend que les éléments essentiels du discours. Le texte écrit sous forme de synthèse des discours.
LES QUALITES NECESSAIRES POUR DEVENIR UN TRANSCRIPTEUR
Pour cela, le métier de transcription des fichiers nécessite une bonne concentration, la patience, la rigidité et surtout la capacité d’écoute et de comprendre ce que le dicteur veut dire. De plus, ce métier nécessite la discrétion et le respect du secret professionnel.
Chaque secteur d’activité possède son propre lexique, c’est pour cela le transcripteur doit disposer d’une bonne culture générale et bien sûr une maitrise de la langue française et tout ce qui en relation avec les règles grammaticales et orthographiques.
Il doit maitriser également les compréhensions techniques tel que des logiciels de reconnaissance vocale, les logiciels bureautiques et les logiciels de son.
Par ailleurs, chaque secteur d’activité possède son propre lexique. Ainsi le transcripteur doit disposer d’une bonne culture générale lui permettant d’aborder des thématiques variées.
POURQUOI DACTYLOS SERVICE ?
L’une des sociétés connues dans ce domaine est dactylo service vous garantit un service de qualité avec rapidité garantie et un prix nettement moins cher que ce que vous coûte votre méthode de dactylographie actuelle et une confidentialité non négociable, les données que vous confiez restent strictement confidentielles et ne sont en aucun cas communiquées à des tiers.
Les personnes y ayant accès pendant le traitement s'appliquent à une politique de confidentialité et les données sont complètement supprimées après le traitement.
Vous pouvez visiter notre site web Dactylos Service qui vous permettre un accès gratuit pour 10 minutes ou contacter notre service client (+216) 98118216 pour plus d’informations.
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